接待人员准备工作指导书(doc 28页)

接待人员准备工作指导书内容提要：
   客户工程部接到各办事处、各系统部或其它部门发来的《客户接待计划书》，由值班经理指定该批客户的接待负责人。接待负责人接受任务后，在客人到达前，要着手做好以下准备工作：一、确认各项信息的准确性；二、确定接待计划及日程；三、根据接待计划填制任务令；四、预订车辆、住房、会议室、参观地点等；五、发送工作联络单，预约其它部门接待人员进行接待准备工作；六、检查各项准备工作。
一、确认信息：
1、 接待负责人在认真阅读《客户接待计划》的基础上，需进一步与相关客户经理或项目责任人落实以下信息：
（1）到达时间和地点及迎接时的要求；
（2）客户名单、确切人数（包括陪同人员）、是否有边防证等有效证件；
（3）客户级别及接待规格、费用支付情况；
（4）来访目的、客户背景、重要来客个人信息及要公司配合的方面；
（5）日程安排要求等其它通知单上不明确的接待细节，以便在此基础上合理地有针对性地实施客户接待计划。
2、与各接待协作单位的可行性确认：
  a.   落实住宿宾馆（酒店）是否有所要求的房间类型和数量；
  b.    客户参观公司的内容及可操作性（是否上班或参观时有客户冲突）；
  c.   .交流需用的会议室是否有空；
  d.   要求会见的领导是否可安排；
  e.   特殊日程安排或非公司协议游览景点是否可安排等。
二、确定客户接待计划
        客户工程部客户接待计划分三部分：第一部分为客户来访接待通知，第二部分为客户背景材料及接待策划，第三部分为接待日程安排（详见附表1样表）。接待计划的制定人主要是接待委托部门的项目责任人，或是接待部门安排的接待责任人。
1、客户来访接待通知中的信息是实施接待活动的重要依据，要力求清晰、准确。接待人在进行准备工作时，务必落实每项接待要求。
2、客户背景及接待策划是客户接待工作的中心，要围绕该批客户相关的市场目标或销售项目目标列出针对性措施，在保证客户舒心、满意的气氛中，体现出强烈的竞争性和明确的目的性，此项内容需由相关的客户经理或项目经理主导策划完成，办事处或系统部主管审核；
3、接待日程安排，是接待工作实施的主体，主要体现迎接、住宿、餐饮、参观、座谈及交流、游览、送行等项目的时间、地点、内容、执行人、陪同人等。